TIETOSUOJASELOSTE

Colornova Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

Tämä on Colornova Oy:n (2591181-2) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 28.4.2020.
Olemme sitoutuneita suojaamaan henkilöstömme ja asiakkaidemme yksityisyyttä. Alla kerromme lisää henkilötietojesi käsittelystä Colornova Oy:n rekisterinpitäjänä suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.

Vaikka myymme tuotteita ja palveluja yksinomaan yritysasiakkaille, edellyttää liiketoimintamme harjoittaminen kuitenkin jossain määrin henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Tämä tietosuojaseloste koskee henkilöitä, jotka jakavat henkilötietonsa kanssamme joko suorasti tai epäsuorasti, työntekijöidemme, yhteistyökumppaneidemme, nettisivujemme, sähköpostitse, postitse tai muiden palveluidemme kautta.

Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Asiakkaan on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot, jotta voimme lisätä henkilön Colornova Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteriin.

Pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta toimintamme kehittyessä ja lainsäädännön muuttuessa.

Päivitetty viimeksi 28.4.2020

1. Rekisterinpitäjä
Colornova Oy (Y-tunnus: 2591181-2)
Minkkikatu 1-3, 04430 Järvenpää
puh. 010 321 0540

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Markus Lehtimäki
Toimitusjohtaja
Minkkikatu 1-3, 04430 Järvenpää
puh. 050 415 1144

3. Rekisterin nimi
Colornova Oy asiakas- ja sidosryhmärekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
  • sopimus, jossa rekisteröity henkilö on osapuolena, jolloin hänen henkilötietojaan saa käsitellä sopimuksen täytäntöön panemiseksi

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietoja käytetään:

  • Asiakassuhteen ylläpitoon
  • Markkinointiin ja myyntiin
  • Tavaroiden toimittamiseen
  • Tiedottamiseen
  • Colornova Oy:n toiminnan, palveluiden ja tuotteiden kehittämiseen
  • Asiakaskokemuksen parantamiseen
  • Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin

5. Rekisterin tietosisältö
Colornova Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri sisältää seuraavia asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja:

  • Etunimi, sukunimi
  • Lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumerot
  • Yritys
  • Ostohistoria
  • Toimitustiedot
  • Laskutustiedot
  • Reklamaatiotiedot
  • Muut asiakkaan ilmoittamat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme asiakkaisiimme liittyviä henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta itseltään puhelimitse, sähköpostitse, verkkosivujen yhteydenottolomakkeen tai sosiaalisen median palveluiden kautta, tapaamisen yhteydessä tai muutoin asiakassuhteen aikana. Saatamme myös tarkistaa potentiaalisen asiakkaan luottotiedot ja saada tätä koskevia tietoja ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.
Asiakas- ja sidosryhmäyritysten yhteyshenkilöt saattavat lisäksi pyytää rekisterinpitäjää lisäämään rekisteriin yrityksestä myös muita yhteyshenkilöitä, joiden on tarpeen saada Colornova Oy:n liittyvää viestintää. Tällaisissa tapauksissa rekisteriin lisätyille henkilöille lähetetään sähköpostitse vahvistusviesti, jossa heidän tulee hyväksyä tämä tietosuojaseloste ja tietojensa rekisteriin lisääminen. Mikäli hyväksymistä ei tapahdu kuukauden sisällä, poistuvat rekisteriin lisätyn henkilön tiedot. Henkilön pyynnöstä häntä koskeva tieto voidaan poistaa Colornova Oy:n järjestelmästä.

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
  • Riittävien varmuuskopioiden ottaminen tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi
  • Muiden Colornova Oy:n vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Esimerkiksi tilintarkastajalla on pääsy henkilötietoja sisältävään järjestelmään tarkastushetkellä.

Olemme myös ulkoistaneet jotain henkilötietojen käsittelyä sekä henkilötietojen tallennukseen käytettäviä alustoja. Käytämme alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:

  • Pilvitallennus
  • IT-tuki
  • Varastointi ja toimitukset
  • Kirjanpito
  • Sosiaalisen median markkinointipalvelut

Huolehdimme tällaisia alihankkijoita käytettäessä muun muassa sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti.
Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu henkilön kanssa. Esimerkiksi Colornova Oy:n toimihenkilöihin kuuluvien henkilöiden tiedot voidaan julkaista henkilön suostumuksella yrityksen kotisivuilla: https://colornova.fi/yhteystiedot/.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa, saattavat jotkut palveluntarjoajat sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Jos henkilötietojen luovutus on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Paperiset dokumentit löytyvät asianmukaisesti lukitusta arkistosta, jonne on pääsy vain määrätyillä henkilöillä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Asiakastietoihin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään, sekä rekisterin teknisen alustan tarjoavan Lemonsoft Oy:n niillä työntekijöillä, jotka vastaavat palvelun teknisestä ylläpidosta. Kukin henkilökunnastamme näkee omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä.

Käsittelemme ja pidämme henkilötietoja luottamuksellisina, emmekä luovuta niitä yleisesti, emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen info@colornova.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, kun pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä Colornova Oy:n rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen info@colornova.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, kun pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä Colornova Oy:n rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Yhteystiedot
Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: info@colornova.fi.